Các bước làm hồ sơ dự thầu cho doanh nghiệp mới

Bình thường, nếu mỗi đơn vị/nhà thầu đã hoạt động nhiều năm thì cách thức chuẩn bị hồ sơ tham gia thầu cũng khác nhau, ngoài ra theo loại gói thầu thì việc chuẩn bị của mỗi gói thầu cũng hình thành nên những đặc điểm riêng. Các giới hạn của bài viết và sự hiểu biết của chúng tôi có thể không bao gồm tất cả các bước, quy trình. Tuy nhiên, qua tìm hiểu và rút kinh nghiệm, chúng tôi xin tóm tắt quá trình đấu thầu như sau: 

1. Soạn thảo hồ sơ pháp lý 

• Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị, lưu ý những điều sau: Hồ sơ công ty bao gồm: đăng ký kinh doanh; văn bản xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu do người có thẩm quyền ký; giấy ủy quyền (nếu có). Lưu ý rằng đối với đấu thầu qua mạng, các tài liệu trên cần được tải lên phần Hồ sơ năng lực của Hệ thống đấu thầu quốc gia.

• Hồ sơ tài chính: lập báo cáo tài chính hoạt động của vài năm gần nhất (thường là 3 năm gần nhất) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nếu có báo cáo kiểm toán thì chỉ cần báo cáo kiểm toán; khai báo thuế hàng năm (tài liệu xác minh các số liệu trong báo cáo tài chính); Để dự thầu, kết quả hoạt động hàng năm phải khả quan (không lỗ), nếu không có báo cáo tài chính đã được kiểm toán thì phải lập hồ sơ Theo dõi bài viết hướng dẫn của chúng tôi, xem bài viết tại đây; Đối với đấu thầu trực tuyến, hồ sơ tài chính của nhà thầu cũng phải đã tải lên hệ thống và các tài liệu đính kèm, vì vậy nhà thầu cần chủ động tải lên nội quy hệ thống trước khi tham gia đấu thầu. 

• Hồ sơ năng lực công ty: Chứng chỉ năng lực công ty (Chứng chỉ; ISO; Giấy phép ...); các hợp đồng tương tự đã được thực hiện để chứng minh năng lực theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Lưu ý: Khi tham gia gói thầu qua mạng, các hợp đồng tương tự cần được tải lên hệ thống.

• Hồ sơ nhân sự công ty: chuẩn bị trình độ nhân sự và chứng chỉ đào tạo; lưu ý khi tư vấn gói thầu cần hết sức lưu ý chuyển giao bằng cấp, chứng chỉ nhân sự; đối với gói thầu qua mạng cũng cần tải lên hồ sơ nhân sự trước đó, yêu cầu rất nhiều thông tin, vì vậy khai báo Cần có thời gian, vì vậy phải chủ động và báo cáo trước. Quá trình nộp hồ sơ sẽ không kịp thời. 

2. Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật 

Hồ sơ kỹ thuật cần chuẩn bị, chú ý các vấn đề sau: 

• Yêu cầu kỹ thuật của đánh giá là “đạt” và “không đạt” hoặc trong khoảng tối đa, điểm tối thiểu vượt yêu cầu (thường là 70 - 80% điểm tối đa). Chú ý đọc kỹ nội dung này và ghi giải pháp kỹ thuật theo đúng thứ tự của các mục yêu cầu kỹ thuật.

• Giải pháp và phương pháp (trừ gói thầu cung cấp): phải chuẩn bị các giải pháp, phương pháp để thực hiện gói thầu trong trường hợp lựa chọn nhà thầu; khi lập hồ sơ phải lưu ý các yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với yêu cầu trong phạm vi gói thầu (hướng dẫn) Nhất quán (thường được quy định tại Chương 5 của hồ sơ mời thầu). 

3. Chuẩn bị hồ sơ tài chính 

Chuẩn bị trái phiếu dự thầu: Trái phiếu dự thầu (nếu có yêu cầu) là tài liệu rất quan trọng phải cung cấp khi đấu thầu, vì vậy cần yêu cầu ngay ngân hàng phát hành thư bảo lãnh. Bảo lãnh và kiểm tra kỹ nội dung của bảo lãnh (chúng tôi đã có bài viết mô tả về tình huống bảo lãnh vô hiệu, các bạn tham khảo bài viết tại đây). Lưu ý đối với đấu thầu qua mạng, hình thức bảo lãnh dự thầu là bảo lãnh ngân hàng (được scan và tải lên hệ thống).

• Chuẩn bị giá dự thầu: Đơn dự thầu/đơn dự thầu về tài chính và hồ sơ đề xuất tài chính cần chuẩn bị theo mẫu yêu cầu (phần giá dự thầu do nhà thầu cân đối); lưu ý đối với gói thầu xây lắp qua mạng, nếu thời gian dự báo đấu thầu kéo dài (có khi lên đến hàng nghìn mã), cần nhập dữ liệu trước vài tiếng để tránh sát thời điểm nộp hồ sơ, đăng nhập thầu mới và nhập dữ liệu sẽ không kịp. 

4. Đóng gói, xuất bản 

• Sau khi thu thập đầy đủ các tài liệu theo mục 1-3 trên đây, sắp xếp tài liệu, kiểm tra kỹ nơi ký của người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền, sau đó sao (copy) tài liệu, rồi đóng sổ. Xin lưu ý rằng các bài dự thi phải là bản chính, bản sao của hồ sơ và tài liệu đấu thầu. 

• Đối với đấu thầu qua mạng, tài liệu phải được tải lên, nhưng cần lưu ý rằng dữ liệu nhập vào biểu mẫu web sẽ chỉ được nhận dạng nếu có sự khác biệt trong tài liệu quét tải lên hệ thống.

Trong bài viết trên huongdandauthau.vn đã tổng hợp lại quy trình đấu thầu tổng quan nhất với hy vọng mang lại những thông tin hữu ích cho các nhà thầu. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các độc giả đã tiếp tục quan tâm và chú ý.