Hồ sơ mời thầu là gì? Cách lập hồ sơ mời thầu cho người mới tham gia

I. Hồ sơ mời thầu là gì?

Theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ mời thầu được hiểu như sau:

21. Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu.

II. Cách lập hồ sơ mời thầu cho người mới tham gia

1. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?

Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố cơ bản xem xét, quyết định chất lượng, hiệu quả của hồ sơ mời thầu. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cần được chú ý, đặc biệt đối với những nhà thầu chưa có kinh nghiệm.

Thông thường, hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung dưới đây:

• Thông tin chỉ dẫn và các cơ bản yêu cầu cho nhà thầu;
• Các yêu cầu kinh nghiệm cụ thể mà nhà thầu phải đáp ứng;
• Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ dành cho gói thầu mà nhà thầu cần đáp ứng;
• Phương pháp xếp hạng, so sánh và đánh giá các nhà thầu;
• Tài liệu kỹ thuật, chỉ dẫn kỹ thuật và bản vẽ;
• Các điều kiện của hợp đồng, thanh toán và mẫu hợp đồng.

2. Các bước lập hồ sơ mời thầu cho người mới bắt đầu

Quá trình để lập hồ sơ mời thầu tùy thuộc quy mô, tính chất của gói thầu, dự án và thị trường. Về cơ bản, hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm các bước cụ thể sau:

• Bước 1: Xác định loại gói thầu

• Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và loại hình đấu thầu

- Xác định hình thức đấu thầu thuộc 1 trong 7 loại được quy định tại các điều 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 và 27 Luật Đấu thầu 2013 

- Xác định phương thức, loại hình (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ) và qua mạng hay trực tiếp.

• Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu

Hiện tại, các mẫu hồ sơ mời thầu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành; các mẫu này đã được liệt kê trong nhiều bài viết của chúng tôi, và quý độc giả có thể xem tại đây:

- Tổng hợp các mẫu hồ sơ đấu thầu qua mạng

- Mẫu hồ mời thầu xây lắp và một số lưu ý 

• Bước 4: Xác định các yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm

Chúng ta xây dựng các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm dựa trên tính chất của gói thầu. Khoản 3, 4, và 5 Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP nêu rõ các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm.

• Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự

 Hợp đồng tương tự là một yếu tố rất quan trọng và nhạy cảm đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (thường được sử dụng để chấm điểm cho các gói tư vấn). Do đó, việc tìm hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần đảm bảo chi tiết yếu tố "Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được".

• Bước 6: Xác định các thành phần kỹ thuật

Chúng ta thực hiện các yêu cầu kỹ thuật tùy thuộc vào đặc điểm của từng gói thầu, chẳng hạn như:

+ Gói tư vấn: Phạm vi công việc được tư vấn bao gồm những gì?

+ Gói xây lắp: Bao gồm các yêu cầu kỹ thuật xây lắp, yêu cầu về nhân sự và thiết bị thi công, cũng như tiên lượng mời thầu dựa trên dự toán như thế nào?

+ Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của hàng hóa?

• Bước 7: Xác định giải pháp và phương pháp luận

Đưa ra các yêu cầu về phương pháp và giải pháp để nhà thầu có thể trình bày hiểu biết và ý kiến của họ về gói thầu.

• Bước 8: Xác định yêu cầu về tài chính, thương mại

- Cần xác định rõ ràng các yếu tố tài chính như mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán theo giai đoạn, tất toán hoàn thiện và bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào giá dự thầu.

- Xác định rõ ràng các điều kiện thương mại (thường là trong một gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp) chẳng hạn như điều kiện giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa. Các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu chính xác từ đó.

Trên đây là bài viết chia sẻ của Huongdandauthau.vn về hồ sơ mời thầu và cách lập hồ sơ mời thầu cho người mới bắt đầu. Hy vọng sẽ giúp ích với bạn trong quá trình tìm hiểu về vấn đề chuẩn bị hồ sơ mời thầu.

Nếu bạn quan tâm đến đấu thầu và có bất kỳ thắc mắc về chỉ định thầu hoặc các vấn đề liên quan, bạn có thể liên hệ qua:

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Website: https://huongdandauthau.vn 
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong