Hành trang khi đi tham dự mở thầu cần những gì?

1. Mở thầu truyền thống diễn ra như thế nào?

2. Những việc cần làm để tham dự lễ mở thầu

• Việc đầu tiên đó là hồ sơ dự thầu, lưu ý bảo quản hồ sơ dự thầu ở trạng thái tốt nhất, niêm phong cẩn thận, trong trường hợp phải di chuyển đi xa có thể thực hiện niêm phong sau.
• Việc tiếp theo cần thiết là nên chuẩn bị giấy giới thiệu của cơ quan/công ty khi đi tham dự lễ mở thầu, giấy giới thiệu nên ghi đầy đủ nhiệm vụ là "nội hồ sơ dự thầu và tham dự mở hồ sơ dự thầu".
• Sau khi đã chuẩn bị những tài liệu, giấy tờ cần thiết, chúng ta cần xem lại thời gian, địa điểm mở thầu để có thể có kế hoạch tham dự đúng giờ, đối với những gói thầu có địa điểm mở thầu xa, để chủ động chúng ta nên đến địa phương đó trước, nếu là mở thầu buổi sáng nên cân nhắc có mặt ở địa phương đó từ tối hôm trước. Ngoài ra để tránh có thể nộp hồ sơ dự thầu muộn có thể tiến hành nộp hồ sơ dự thầu ngay khi đến hoặc chờ đến thời điểm mở thầu thì cần phải đến địa điểm sớm hơn (30-45 phút) để tránh có những sự cố bất khả kháng (tắc đường, mưa gió, quên giấy tờ...).
• Khi nộp hồ sơ dự thầu, cần yêu cầu có biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu, trong đó nêu rõ thời gian tiếp nhận hồ sơ dự thầu, số lượng (bộ, thùng, hộp...), tình trạng niêm phong, biên bản giao nhận cần có người ký, ghi rõ họ tên, chức vụ thuộc tổ chức bên mời thầu. Sau khi nhận được biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu cần lưu giữ cẩn trọng.

3. Năm lưu ý quan trọng khi tham dự mở thầu

• Theo quy định việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu (điểm b Khoản 4 Điều 14 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP), đây là việc nhỏ nhưng nhiều nhà thầu không để ý, việc này có ẩn ý sâu xa của những nhà làm luật đó là để tạo sự công bằng, mình bạch cho các nhà thầu tham dự, tránh sự lộn xộn hoặc xắp đặt có chủ ý (nào đó) của bên mời thầu, do đó nếu bên mời thầu nào không thực hiện theo trình tự này, cần có ý kiến ngay tại buổi mở thầu.
• Tiếp theo, theo quy định bên mời thầu phải "Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận việc có hoặc không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình". Việc này có thể có hai tình huống xảy ra, một là có thể nhà thầu nộp riêng thư giảm giá, lúc đó cần ghi nhận trong biên bản mở thầu là có thư giảm giá nộp kèm và tình trạng niêm phong của thư giảm giá, hai là có thể nhà thầu đóng kèm thư giảm giá trong hồ sơ đã được niêm phong mà chính người đi mở có thể "biết hoặc không biết". Trong trường hợp bên mời thầu không thực hiện nghiêm túc việc này, người tham gia cần có ý kiến đề nghị thực hiện theo nội dung này.
• Bước tiếp theo sẽ là kiểm tra niêm phong của các hồ sơ dự thầu khi mở, cách làm khoa học và đảm bảo sự công bằng thì nên để nhà thầu (có hồ sơ dự thầu kế tiếp được mở) kiểm tra tình trạng niêm phong của của hồ sơ dự thầu đang chuẩn bị được mở. Lưu ý về tình trạng niêm phong, đặc biệt là niêm phong của thư giảm giá (nếu nộp riêng rẽ với các thùng/hộp hồ sơ dự thầu). Nếu bên mời thầu có vấn đề gì đó mà các nhà thầu cảm thấy chưa thoải mái ở mục này thì nên đề xuất phương án như tác giả bài viết gợi ý nêu trên.
• Sau khi qua các bước 1-3 nêu trên hồ sơ sẽ được mở, lúc đó chúng ta cần sử dụng các phương tiện để ghi chép chính xác các thông tin: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan (nếu có). Ghi đầy đủ lần lượt từng hồ sơ dự thầu được mở, đối với hồ sơ dự thầu của mình thì cần đối chiếu với thông tin được công bố. Tất cả các thông tin công bố nêu trên sẽ được lập thành biên bản mở thầu, do đó khi bên mời thầu phát hành biên bản thì cần kiểm tra, đối chiếu lại với các thông tin mà mình đã ghi chép được, sau khi thấy trùng khớp thì tiến hành ký vào trang tham dự. Biên bản này từng nhà thầu tham dự sẽ được nhận 01 bản, lưu ý biên bản cần đóng dấu giáp lai, nếu bên mời thầu không thực hiện như vậy thì cá nhân tham dự có thể ký nháy vào từng trang để đảm bảo sự thống nhất của biên bản mở thầu.
• Đối với gói thầu thực hiện theo phương thức 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ thì hồ sơ đề xuất tài chính sẽ được bên mời thầu niêm phong lại, khi đó cần lưu ý: Để đảm bảo giá dự thầu bí mật tuyệt đối, nên gom các hồ sơ đề xuất tài chính lại vào bỏ vào 01 thùng/hộp, sau đó sử dụng giấy niêm phong, trên giấy niêm phong cần có các thành phần tham dư lễ mở thầu ký vào. Khi bạn thực hiện ký niêm phong cần dán niêm phong một cách cẩn trọng, tốt nhất nên chụp ảnh lại từng niêm phong mà mình đã ký để đến thời điểm mở hồ sơ đề xuất tài chính đối chiếu lại.