Bài học kinh nghiệm khi tham gia đấu thầu qua mạng

Từ một câu chuyện buồn không đáng để xảy ra…

Đây là thời điểm giữa cái nóng gay gắt của Hà Nội, một người bạn đã nhắn tin cho tôi hỏi về cách để có thể đăng nhập vào hệ thống nộp hồ sơ tham dự thầu. Sau khi nhắn tin qua lại để rút ngắn thời gian và giúp bạn dễ hiểu hơn thì tôi đã chủ động gọi điện để hai bên dễ trao đổi. Biết được chuyện, thì ra Công ty đã giao cho bạn tôi thực hiện và tham gia đấu thầu qua mạng và thời gian hiện tại đang rất gấp rút khi chỉ còn chưa đầy 2 tiếng nữa sẽ đóng thầu. Tôi bắt đầu cảm thấy không ổn và nói với bạn rằng nếu không bắt đầu thực hiện ngay thì sẽ không kịp thời gian. Sau vài phút thì các cuộc gọi video kêu liên tục vì họ chưa bao giờ đấu thầu qua mạng và không thể đăng nhập được. Hóa ra chứng thư số (CTS) đang được để trong chiếc USB ở nhà. Sau một hồi loay hoay để lấy được CTS thì khi đăng nhập lại không nhớ password và giải quyết xong thì cũng chỉ còn chưa đầy 1 giờ. 

Bạn tôi vẫn đang thực hiện các bước tiếp theo thì tôi đã cảm thấy không ổn đối với lần tham dự thầu này nhưng không nói ra vì sợ sẽ ảnh hưởng đến tâm lý của các bạn tham dự thầu. Khi chỉ còn 10 phút thì một sự cố nữa lại xảy ra đó là file đính kèm quá nặng sẽ mất nhiều thời gian để tải lên, tôi đã bảo họ nên cắt những phần quan trọng ra rồi tải lên hệ thống, những tài liệu còn lại không kịp nữa thì sau này bên mời thầy có thể yêu cầu làm rõ. Và dự cảm của tôi đã không sai, họ đã không kịp thời gian nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu.

Câu chuyện này xảy ra cách đây không lâu, đã có lần anh nhân viên đã gọi cho chúng tôi trong tình trạng rất hoang mang vì chỉ còn ít phút là thời điểm đóng thầu, mà hồ sơ của anh ấy khi upload lên hệ thống thì lại bị lag không biết đã được gửi thành công hay chưa. Nhưng trường hợp này đã may mắn hơn và gửi được hồ sơ dự thầu thành công.

Kinh nghiệm rút ra cho các nhà thầu khi tham gia đấu thầu qua mạng

Để tránh gặp phải những tình huống không đáng có như trên thì huongdandauthau.vn sẽ giúp các bạn giải quyết tình trạng đó:

1. Trên hệ thống đấu thầu quốc gia có ghi rõ hướng dẫn sử dụng và các bạn cần phải đọc kỹ, các bạn nên tham dự thử trước trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, trên đó có nhiều mã cho phép các nhà thầu được tham gia thử.

2. Để thuận tiện nhất thì nên tham trước ít nhất 01 ngày với thời điểm đóng thầu, để không gặp phải các trường hợp bị lỗi (nguyên nhân có thể từ máy tính của người dùng). Đây là việc rất quan trọng mà chúng tôi muốn chia sẻ cho các bạn. Mọi người có thể yên tâm vì bạn nộp hồ sơ khi nào thì Bên mời thầu cũng không thể xem trước được nội dung Hồ sơ dự thầu của mình như nào. Vì Bên mời thầu chỉ có thể xem được các nội dung và thông tin liên quan vào thời điểm hệ thống mở thầu. 

3. Khi tham gia, cần xem lại kết nối mạng, không nên sử dụng 3G và đảm bảo cho máy có kết nối ổn định và tốc độ nhanh.

4. Nên cài đặt các phần mềm hỗ trợ như Teamview hoặc Ultraview vào máy tính tham gia thầu để trong những trường hợp lỗi thì gọi điện cho tổng đài Hệ thống đấu thầu quốc gia, ở đây các nhân viên có thể điều khiển máy tính của bạn từ xa giúp khắc phục lỗi mà bạn đang gặp phải.

5. Nên để các hồ sơ tài liệu đã scan dưới dạng PDF và có dung lượng nhỏ dưới 4MB. Các loại văn bản quan trọng như: Bảo lãnh dự thầu; Thỏa thuận liên quan; Giấy ủy quyền và sau đó mới đến các file về kỹ thuật hay cataloge,... cần được phân chia theo các loại tài liệu quan trọng. Và các file đính kèm sẽ bị coi như không nộp nếu như được đặt mật khẩu hoặc chứa virus.

6. Bạn cần quay lại hệ thống để xác nhận trạng thái Hồ sơ dự thầu của mình sau khi đã gửi Hồ sơ dự thầu thành công, trên hệ thống sẽ hiện “Xác nhận đã gửi” thì có nghĩa Hồ sơ của bạn đã được gửi thành công.

Đó là một số kinh nghiệm dành cho các bạn từ huongdandauthau.vn, mong rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn không gặp phải các sự cố đáng tiếc trước thời điểm hệ thống đóng thầu khi tham gia đấu thầu qua mạng. Để hiểu rõ hơn về đấu thầu các bạn hãy theo dõi các bài viết khác của chúng tôi tại: huongdandauthau.vn/vi/ 

Chúc các nhà thầu làm việc suôn sẻ, có thể tìm được những gói thầu phù hợp và hiệu quả cho công ty và kinh nghiệm của bản thân.