10 mẫu thư chấp thuận và trao hợp đồng theo quy định tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT

Thư chấp thuận và trao hợp đồng là gì?

Thư chấp thuận và trao hợp đồng là văn bản được bên mời thầu phát hành, nhằm thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, đồng thời mời nhà thầu trúng thầu đến thực hiện các bước chuẩn bị ký hợp đồng.

Tuy không phải là hợp đồng chính thức nhưng thư chấp thuận và trao hợp đồng lại đóng vai trò then chốt trong tiến trình triển khai gói thầu - đặc biệt là với nhà thầu. Văn bản này xác lập mốc thời gian, điều kiện và trách nhiệm cụ thể để nhà thầu thực hiện nghĩa vụ sau khi trúng thầu.

Vai trò của thư chấp thuận và trao hợp đồng đối với nhà thầu

Thư chấp thuận và trao hợp đồng là văn bản do bên mời thầu phát hành nhưng là "chìa khóa mở cánh cửa" cho nhà thầu bước vào giai đoạn triển khai hợp đồng - nơi quyền lợi và nghĩa vụ bắt đầu được hiện thực hóa. 

Vai trò của thư chấp thuận và trao hợp đồng đối với nhà thầu:

• Xác nhận chính thức tư cách nhà thầu trúng thầu: Đây là văn bản đầu tiên khẳng định rõ ràng việc nhà thầu đã được lựa chọn, chấm dứt giai đoạn đấu thầu và chuyển sang giai đoạn chuẩn bị ký kết hợp đồng.
• Mốc thời gian pháp lý quan trọng: Trong thư chấp thuận và trao hợp đồng thường quy định rõ thời gian hoàn thiện hợp đồng và các bước cần thực hiện tiếp theo. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc nhà thầu bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.
• Là cơ sở làm việc với ngân hàng/bảo lãnh: Nhà thầu có thể dùng thư chấp thuận và trao hợp đồng để làm việc với tổ chức tín dụng nhằm hoàn tất bảo đảm thực hiện hợp đồng, vay vốn lưu động hoặc xác lập các thủ tục tài chính.
• Yếu tố bảo vệ quyền lợi nhà thầu: Nếu có tranh chấp phát sinh sau này, thư chấp thuận và trao hợp đồng sẽ là tài liệu pháp lý quan trọng chứng minh quyền lợi của nhà thầu đã được xác lập từ thời điểm cụ thể.

10 mẫu thư chấp thuận và trao hợp đồng theo quy định tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT

Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT quy định 10 mẫu thư chấp thuận và trao hợp đồng, được thiết kế phù hợp với từng loại gói thầu. 

Danh sách các mẫu thư chấp thuận và trao hợp đồng bao gồm:

STT	Loại gói thầu	Mẫu số	Link tải
1	Đối với gói thầu xây lắp	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 3A hồ sơ mời thầu xây lắp qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ
2	Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa	Mẫu số 16, thuộc Mẫu số 4A - hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ
3	Đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 5A - hồ sơ mời thầu dịch vụ phi tư vấn qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ
4	Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 6A - hồ sơ mời thầu dịch vụ tư vấn qua mạng
5	Đối với gói thầu EP	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 7A - hồ sơ mời thầu thiết kế và cung cấp hàng hóa (EP) qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ
6	Đối với gói thầu EC	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 8A - hồ sơ mời thầu thiết kế và xây lắp (EC) qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ
7	Đối với gói thầu PC	Mẫu số 14, thuộc Mẫu số 9A - hồ sơ mời thầu cung cấp hàng hóa và xây lắp (PC) qua mạng theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
8	Đối với gói thầu EPC	Mẫu số 15, thuộc Mẫu số 10A - hồ sơ mời thầu thiết kế, cung cấp hàng hóa và xây lắp (EPC) qua mạng theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
9	Đối với gói thầu mượn thiết bị Y tế	Mẫu số 13, thuộc Mẫu số 11A - hồ sơ mời thầu gói thầu mượn thiết bị Y tế qua mạng theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
10	Đối với chào giá trực tuyến	Mẫu số 21, thuộc Mẫu số 12A - hồ sơ mời thầu dịch vụ tư vấn qua mạng

Hướng dẫn đăng tải thư chấp thuận và trao hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Sau khi phát hành thư chấp thuận và trao hợp đồng, bên mời thầu phải đăng tải công khai văn bản này trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Bước 1: Tại trang chủ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bạn đăng nhập với vai trò Bên mời thầu và chọn Đấu thầu điện tử.

Bước 2: Tại Phân hệ e-Bidding (Lựa chọn nhà thầu), bạn chọn Quy trình lựa chọn nhà thầu theo luật đấu thầu (1), chọn Kết quả lựa chọn nhà thầu (2), chọn Thư chấp thuận E-HDSD và trao hợp đồng (3). Tại trang Thư chấp thuận, bạn click Tạo mới Thư chấp thuận (xem Hình 2).

Sau khi nhận được thư chấp thuận và trao hợp đồng, nhà thầu cần chuẩn bị gì?

Khi đã nhận được thư chấp thuận và trao hợp đồng, nhà thầu cần thực hiện một số công việc quan trọng để đảm bảo quá trình ký kết và triển khai hợp đồng diễn ra thuận lợi:

• Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung thư chấp thuận:

  • Đối chiếu thông tin: So sánh các thông tin trong thư chấp thuận (tên gói thầu, giá trị trúng thầu, thời gian thực hiện, các điều kiện kèm theo) với hồ sơ dự thầu của nhà thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu đã công bố; Đảm bảo không có sai sót hay nhầm lẫn nào.
  • Thời gian và địa điểm ký hợp đồng (trường hợp hoàn thiện hợp đồng trực tiếp): Đặc biệt chú ý đến thời gian và địa điểm được ấn định để đàm phán và ký kết hợp đồng. Đây là yếu tố quan trọng để bạn sắp xếp công việc và nhân sự phù hợp.

• Hoàn thiện các thủ tục hành chính:

• Bảo đảm thực hiện hợp đồng: Hầu hết các gói thầu đều yêu cầu nhà thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục để nộp bảo đảm đúng thời hạn quy định.
• Các giấy tờ khác: Rà soát lại các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, mã số thuế, v.v…) để đảm bảo chúng còn hiệu lực và sẵn sàng cho việc ký kết hợp đồng.

Lời kết

Thư chấp thuận và trao hợp đồng mặc dù do bên mời thầu phát hành nhưng là văn bản quan trọng để bảo vệ và hiện thực hóa quyền lợi của nhà thầu. Với 10 mẫu thư được quy định tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, nhà thầu cần nắm rõ để đảm bảo quá trình đấu thầu minh bạch và thuận lợi. 

Hãy theo dõi Huongdandauthau.vn để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về đấu thầu và các quy định mới nhất!

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288
• Website: https://huongdandauthau.vn 
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong