Yêu cầu báo giá là gì? Mẫu yêu cầu báo giá mới nhất

Yêu cầu báo giá là gì?

Yêu cầu báo giá là văn bản chính thức do doanh nghiệp hoặc tổ chức phát hành, gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng nhằm đề nghị cung cấp báo giá chi tiết cho sản phẩm, dịch vụ hoặc một dự án cụ thể. Đây thường là bước khởi đầu trong quy trình mua sắm hoặc đấu thầu, giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về giá cả, điều kiện cung ứng để so sánh và lựa chọn phương án tối ưu nhất.

Bên cạnh vai trò thực tiễn, yêu cầu báo giá cũng được đề cập trong quy định pháp lý. Cụ thể, điểm d khoản 2 Điều 16 Nghị định 24/2024/NĐ-CP có hướng dẫn chi tiết về nội dung liên quan đến yêu cầu báo giá.

Khi nào nên sử dụng yêu cầu báo giá?

Yêu cầu báo giá nên được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khi doanh nghiệp cần tham khảo giá thị trường trước khi ra quyết định mua sắm: Gửi yêu cầu báo giá giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về mặt bằng giá, từ đó xây dựng ngân sách hoặc chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình mua sắm.

• Trước khi lập kế hoạch đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp: Việc thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có cơ sở để so sánh, đánh giá năng lực, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng,... trước khi tiến hành đấu thầu hoặc đàm phán hợp đồng.

• Khi cần mua hàng hóa, dịch vụ có tính chất phổ thông, dễ so sánh: Với các mặt hàng có tiêu chuẩn rõ ràng và dễ định lượng (như văn phòng phẩm, thiết bị, dịch vụ kỹ thuật đơn giản…), yêu cầu báo giá là cách nhanh chóng để tìm được lựa chọn phù hợp.

Lý do doanh nghiệp không nên bỏ qua bước yêu cầu báo giá

Dưới đây là các lý do doanh nghiệp không nên bỏ qua bước yêu cầu báo giá:

• Giúp kiểm soát chi phí hiệu quả: Yêu cầu báo giá cho phép doanh nghiệp nắm rõ mặt bằng giá trên thị trường, từ đó lựa chọn nhà cung cấp có mức giá và điều kiện phù hợp nhất với ngân sách.

• Tăng tính minh bạch trong mua sắm: Khi có báo giá từ nhiều đơn vị, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh sự khách quan, tránh tình trạng chỉ định nhà cung cấp không rõ lý do hoặc phát sinh tiêu cực trong nội bộ.

• Tạo cơ sở để thương lượng hợp đồng: Các báo giá nhận được sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thương lượng về giá, thời hạn thanh toán, hoặc các điều kiện đi kèm, từ đó tối ưu các điều khoản có lợi.

• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Việc so sánh nhiều báo giá giúp doanh nghiệp có dữ liệu cụ thể để đánh giá, từ đó đưa ra quyết định mua sắm có căn cứ, hạn chế rủi ro.

Mẫu yêu cầu báo giá mới nhất 2025

Dưới đây là những mẫu yêu cầu báo giá chuyên nghiệp, quý doanh nghiệp nên tham khảo:

Mẫu yêu cầu báo giá chào hàng cạnh tranh

Mẫu yêu cầu báo giá chào hàng cạnh tranh có thể sử dụng khi cần mời các nhà cung cấp gửi báo giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ:

⇒ Tải mẫu YCBG chào hàng cạnh tranh: https://docs.google.com/document/d/1RyAlPjJQyvSDOsUId2XEO6NsXBILfEf4/edit 

Mẫu yêu cầu báo giá sản phẩm

Mẫu yêu cầu báo giá sản phẩm sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến những sản phẩm mà bên mời thầu/chủ đầu tư muốn nhà cung cấp báo giá. 

⇒ Tải mẫu yêu cầu báo giá sản phẩm: https://docs.google.com/document/d/1WC-58Zwdam3VywmK1innloXe_AKnkO15/edit 

Mẫu yêu cầu báo giá vật tư

Mẫu yêu cầu báo giá vật tư được sử dụng để yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản liên quan đến vật tư hoặc hàng hóa cần mua.

⇒ Tải mẫu yêu cầu báo giá vật tư: https://docs.google.com/document/d/18ka1r_Tk3OGZ9CJshIf97Vbw-3164hq5/edit 

Mẫu yêu cầu báo giá qua mạng

Mẫu yêu cầu báo giá qua mạng là văn bản được gửi đến nhà cung cấp, đơn vị kinh doanh qua email nhằm yêu cầu thông tin về giá cả, điều kiện mua hàng hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đang cần.

⇒ Tải mẫu yêu cầu báo giá qua mạng: https://docs.google.com/document/d/1v0Bs-RckzkpOyf7K1XP5QkydHSWsgYWW/edit 

Cách tạo mẫu yêu cầu báo giá

Để xây dựng một yêu cầu báo giá chuyên nghiệp, rõ ràng và mang lại giá trị thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định rõ nhu cầu

Trước tiên, cần xác định chính xác sản phẩm, dịch vụ hoặc hạng mục cần mua sắm. Mô tả cụ thể về số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, tính năng cần thiết hoặc chất lượng tối thiểu để tránh hiểu nhầm từ phía nhà cung cấp.

• Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp có năng lực, kinh nghiệm, uy tín và khả năng đáp ứng đúng yêu cầu đề ra. Việc chọn đúng đối tượng gửi yêu cầu báo giá sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng phản hồi.

• Bước 3: Soạn thảo yêu cầu báo giá đầy đủ

Nội dung yêu cầu báo giá nên bao gồm các thông tin cơ bản như: Tên hàng hóa/dịch vụ, Số lượng yêu cầu, Tiêu chuẩn kỹ thuật (nếu có), Thời gian, địa điểm giao hàng, Điều kiện thanh toán và các điều khoản liên quan, Hạn chót gửi báo giá và thông tin liên hệ

• Bước 4: Trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp

Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, chính xác, dễ hiểu. Tránh cách diễn đạt mơ hồ hoặc gây nhầm lẫn. Nếu cần, có thể sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành để làm rõ yêu cầu. Đồng thời, cần lưu ý không tiết lộ các thông tin nội bộ hoặc chiến lược giá có thể làm ảnh hưởng đến lợi ích đàm phán của doanh nghiệp.

Cách khắc phục lỗi thường gặp khi lập yêu cầu báo giá

Dưới đây là cách khắc phục các lỗi thường gặp khi lập yêu cầu báo giá, giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả mua sắm:

Thiếu thông tin cụ thể về sản phẩm/dịch vụ cần báo giá

• Lỗi thường gặp: Mô tả hàng hóa, dịch vụ quá chung chung khiến nhà cung cấp không thể báo giá chính xác hoặc báo sai nhu cầu.

• Cách khắc phục: Ghi rõ tên sản phẩm, số lượng, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, mục đích sử dụng,... càng chi tiết càng tốt.

Gửi yêu cầu báo giá đến sai đối tượng hoặc quá ít nhà cung cấp

• Lỗi thường gặp: Gửi cho nhà cung cấp không phù hợp năng lực hoặc chỉ gửi một nơi duy nhất, dẫn đến thiếu lựa chọn so sánh.

• Cách khắc phục: Lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng dựa trên lĩnh vực chuyên môn, uy tín và khả năng đáp ứng thực tế. Nên gửi từ 2–3 đơn vị trở lên.

Không quy định thời hạn phản hồi rõ ràng

• Lỗi thường gặp: Không ghi thời hạn nhận báo giá dẫn đến việc nhận báo giá trễ hoặc không thống nhất về thời gian.

• Cách khắc phục: Luôn nêu rõ hạn chót gửi báo giá (ngày/giờ), kèm theo phương thức phản hồi (email, văn bản,...).

Bỏ sót điều kiện thương mại và điều khoản thanh toán

• Lỗi thường gặp: Yêu cầu báo giá chỉ đề cập giá tiền mà không yêu cầu kèm điều kiện giao hàng, bảo hành, thanh toán,...

• Cách khắc phục: Ghi rõ các điều khoản cần cung cấp trong báo giá như: giá đã bao gồm thuế/phí chưa, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành,…

Trình bày không rõ ràng, thiếu chuyên nghiệp

• Lỗi thường gặp: Sử dụng văn phong mơ hồ, thiếu định dạng hoặc bố cục rối gây hiểu nhầm.

• Cách khắc phục: Dùng mẫu yêu cầu báo giá có bố cục chuẩn, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, lịch sự và nhất quán.

Việc nhận diện và khắc phục những lỗi trên sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ phản hồi, nâng cao chất lượng báo giá nhận được và đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.

Lời kết

Yêu cầu báo giá không chỉ là bước khởi đầu mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp ra quyết định mua sắm chính xác, minh bạch và hiệu quả. Việc sử dụng mẫu yêu cầu báo giá chuẩn năm 2025 sẽ hỗ trợ tối đa trong việc chuẩn hóa quy trình, hạn chế sai sót và tăng khả năng thương lượng với nhà cung cấp. 

Hy vọng bài viết trên của Huongdandauthau.vn đã giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin hữu ích về các mẫu yêu cầu báo giá phổ biến hiện nay. Trường hợp có thắc mắc về tình huống đấu thầu cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với Huongdandauthau.vn qua các kênh sau:

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn  

• Group Facebook: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong