Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu mới nhất theo quy định

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là gì?

Nhà thầu có thể hiểu đơn giản về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) như sau:

“Thời gian chuẩn bị HSDT là khoảng thời gian từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) đến thời điểm đóng thầu. Đây là giai đoạn nhà thầu tiến hành nghiên cứu yêu cầu của bên mời thầu, lập kế hoạch, tính toán chi phí và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết để tham dự đấu thầu.”

Như vậy thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất cũng chính là thời gian phát hành hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác và kịp thời hồ sơ dự thầu để đảm bảo nhà thầu có đủ thời gian cần thiết thực hiện các bước quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu, bao gồm:

• Nghiên cứu hồ sơ mời thầu: Nhà thầu cần đọc kỹ các yêu cầu, điều kiện, tiêu chí đánh giá và các điều khoản kỹ thuật, pháp lý mà bên mời thầu đưa ra trong hồ sơ mời thầu. Điều này giúp nhà thầu hiểu rõ phạm vi công việc, các tiêu chuẩn cần đáp ứng và các nghĩa vụ liên quan.

• Lập kế hoạch tham gia đấu thầu: Dựa trên thông tin trong hồ sơ mời thầu, nhà thầu sẽ xây dựng chiến lược đấu thầu, phân bổ nguồn lực, xác định các hạng mục cần thực hiện và tính toán chi phí dự kiến để đưa ra giá dự thầu cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo tính khả thi.

• Chuẩn bị tài liệu cần thiết: Nhà thầu phải thu thập và hoàn thiện các giấy tờ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, chứng chỉ năng lực, báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, phương án kỹ thuật và các tài liệu khác nhằm chứng minh năng lực và đáp ứng tiêu chí của bên mời thầu.

Quy định mới nhất về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023, thời gian chuẩn bị HSDT được quy định cụ thể theo từng hình thức và loại gói thầu. Dưới đây là một số mốc thời gian quan trọng mà nhà thầu cần lưu ý:

*** Lưu ý: Thời gian này được tính từ ngày đầu tiên phát hành HSMT đến trước thời điểm đóng thầu.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng có gì khác biệt?

Trong đấu thầu qua mạng, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) vẫn được thực hiện theo đúng quy định tại Luật Đấu thầu. Tuy nhiên, nhờ triển khai toàn bộ quy trình lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, từ việc đăng tải hồ sơ mời thầu đến mở thầu, nộp hồ sơ, làm rõ thông tin… nên nhà thầu có thể truy cập nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.

Việc nộp HSDT điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển, in ấn, đồng thời hạn chế rủi ro trễ hạn. Hệ thống cũng bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, ngăn việc chỉnh sửa hồ sơ sau thời điểm đóng thầu, qua đó nâng cao tính minh bạch và công bằng trong đấu thầu. Ngoài ra, các giao dịch đều được ghi lại, giúp dễ dàng truy xuất khi cần thiết theo quy định tại Điều 51 và 52 của Luật Đấu thầu 2023.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Việc chuẩn bị hồ sơ không chỉ phụ thuộc vào quy định pháp lý mà còn bị chi phối bởi nhiều yếu tố thực tế, bao gồm:

• Độ phức tạp của gói thầu: Gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều chuyên ngành sẽ cần nhiều thời gian để khảo sát, tính toán và lên phương án dự thầu.

• Mức độ chi tiết của hồ sơ mời thầu: Hồ sơ càng rõ ràng, đầy đủ thì nhà thầu càng dễ chuẩn bị. Nếu HSMT không rõ ràng, nhà thầu có thể mất thêm thời gian yêu cầu làm rõ và điều chỉnh phương án dự thầu.

• Hình thức lựa chọn nhà thầu: 

• Đấu thầu rộng rãi: Yêu cầu nhiều tài liệu, mất nhiều thời gian chuẩn bị.

• Chào hàng cạnh tranh: Quy trình đơn giản, chuẩn bị nhanh hơn.

• Đấu thầu quốc tế: Cần thêm thời gian do yếu tố dịch thuật và chuẩn hóa hồ sơ.

• Các yếu tố khách quan: Lịch nghỉ lễ, thiên tai, dịch bệnh hoặc các vướng mắc pháp lý có thể ảnh hưởng đến khả năng chuẩn bị hồ sơ đúng hạn.

Để đảm bảo hồ sơ được nộp đúng hạn và đạt chất lượng nhà thầu nên:

• Theo dõi sát thông báo mời thầu và tải hồ sơ ngay khi có thể.

• Lập kế hoạch chuẩn bị sớm, kể cả với gói thầu có thời gian tối thiểu.

• Chủ động phân công nhiệm vụ trong nội bộ doanh nghiệp, tránh dồn công việc vào sát ngày đóng thầu.

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ đấu thầu như DauThau.info để theo dõi thời gian, cảnh báo hạn và quản lý tài liệu hiệu quả.

Hiểu rõ quy định và tận dụng tốt thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu sẽ giúp nhà thầu tăng khả năng trúng thầu và hạn chế sai sót trong quá trình tham gia đấu thầu. Đừng để mất cơ hội chỉ vì chủ quan trong việc quản lý thời gian!

Như vậy, bài viết trên của Huongdandauthau.vn đã chia sẻ đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trường hợp có thắc mắc về tình huống đấu thầu cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với Huongdandauthau.vn qua các kênh sau:

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn  

• Group Facebook: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong