Quy định chi tiết về mẫu thư mời thầu

Thư mời thầu là gì?

Thư mời thầu là văn bản do bên mời thầu soạn thảo nhằm gửi đến các nhà thầu có liên quan để tham gia một gói thầu hoặc dự án cụ thể. Về bản chất, thư mời thầu chính là hình thức cụ thể của thông báo mời thầu, nhưng chỉ được sử dụng trong đấu thầu hạn chế. Trong một số trường hợp, thư mời thầu cũng được dùng cho chỉ định thầu. 

Dù được gọi là thư hay thông báo, nội dung của chúng đều bao gồm những thông tin cốt lõi như: tên gói thầu, phạm vi công việc, yêu cầu hồ sơ và thời hạn nộp. Vì vậy, để thuận tiện trong việc tìm hiểu và sử dụng, nội dung của thư mời thầu thường được trình bày chung theo mẫu thông báo mời thầu tiêu chuẩn.

*** Lưu ý quan trọng: Không nên nhầm lẫn thư mời thầu với thư chào thầu – một tài liệu hoàn toàn khác do nhà thầu lập ra để phản hồi và đề xuất phương án thực hiện đối với một gói thầu cụ thể.

Quý doanh nghiệp có thể phân biệt rõ hơn sự khác biệt giữa thư mời thầu và thư chào thầu qua bảng so sánh dưới đây:

Thông tin bắt buộc trong một mẫu thư mời thầu

Thông tin trong thư mời thầu bao gồm rất nhiều nội dung quan trọng, có thể được chia thành 2 phần chính: Thông tin chung và Thông tin cụ thể về gói thầu.

1. Thông tin chung

Phần thông tin chung cung cấp các dữ liệu liên quan đến kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT) của gói thầu, bao gồm:

• Mã KHLCNT: Mã số định danh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

• Phân loại KHLCNT: Loại hình kế hoạch lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chỉ định thầu,...).

• Tên dự toán mua sắm: Tên dự toán liên quan đến gói thầu.

• Thông tin về quyết định phê duyệt kế hoạch:

  • Số quyết định phê duyệt.

  • Ngày phê duyệt.

  • Cơ quan ban hành quyết định.

  • Quyết định phê duyệt (đính kèm để tải về nếu thực hiện qua hệ thống đấu thầu điện tử).

• Nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu điện tử (e-HSMT) (nếu có), cũng được đính kèm để tải về.

2. Thông tin cụ thể về gói thầu trong thư mời thầu

Phần này trình bày chi tiết các thông tin liên quan trực tiếp đến gói thầu, gồm:

• Quy trình áp dụng: Theo Luật Đấu thầu hoặc thỏa thuận cụ thể nào.

• Tên gói thầu: Tên gọi chính thức của gói thầu.

• Bên mời thầu: Tên và thông tin liên hệ của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu.

• Chi tiết nguồn vốn: Nguồn vốn tài trợ cho gói thầu (ngân sách nhà nước, vốn vay, vốn tư nhân,...).

• Lĩnh vực: Ngành nghề, lĩnh vực thực hiện gói thầu.

• Hình thức lựa chọn nhà thầu: Ví dụ như đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh,...

• Loại hợp đồng: Hợp đồng trọn gói, theo đơn giá, theo thời gian,...

• Phân biệt trong nước/quốc tế: Gói thầu dành cho nhà thầu trong nước hay quốc tế.

• Phương thức lựa chọn nhà thầu: Một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ,...

• Thời gian thực hiện hợp đồng: Thời gian dự kiến thi công hoặc cung cấp dịch vụ, hàng hóa.

3. Thông tin về cách thức để nhà thầu tham dự

• Hình thức dự thầu: Qua mạng, trực tiếp, hoặc kết hợp.

• Địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT): Nơi nhà thầu có thể mua hoặc tải hồ sơ.

• Chi phí nộp hồ sơ dự thầu (HSDT): Nếu có phí, mức phí và cách thức thanh toán.

• Địa điểm nhận hồ sơ dự thầu: Nơi tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu.

• Địa điểm thực hiện gói thầu: Địa chỉ hoặc khu vực thực hiện công việc.

4. Thông tin để nhà thầu dự thầu

• Thời điểm đóng thầu: Thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu.

• Thời điểm mở thầu: Thời gian tổ chức mở hồ sơ dự thầu.

• Địa điểm mở thầu: Nơi tiến hành mở thầu.

• Hiệu lực hồ sơ dự thầu: Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu kể từ ngày đóng thầu.

• Số tiền bảo đảm dự thầu: Nếu yêu cầu, số tiền bảo đảm dự thầu phải nộp.

• Hình thức bảo đảm dự thầu: Tiền mặt, thư bảo lãnh ngân hàng hoặc các hình thức khác theo quy định.

Tùy theo tính chất và quy mô của từng gói thầu, bên mời thầu có thể điều chỉnh, bổ sung hoặc lược bỏ một số thông tin không cần thiết để phù hợp với yêu cầu thực tế.

Quý doanh nghiệp có thể tải một mẫu thư mời thầu dưới đây: 

Thời điểm phát hành và sửa đổi thư mời thầu

Thư mời thầu là căn cứ quan trọng để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Việc phát hành và sửa đổi thư mời thầu cần tuân thủ đúng quy định về thời gian nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu. 

Dưới đây là những quy định cụ thể về thời điểm phát hành và thời điểm sửa đổi thư mời thầu, cụ thể:

1. Thời điểm phát hành thư mời thầu

Thư mời thầu được phát hành ngay sau khi có quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, đặc biệt với các gói đấu thầu qua mạng, thông báo sẽ được hiển thị công khai trên Hệ thống e-GP.

2. Thời điểm sửa đổi thư mời thầu

Việc sửa đổi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu phải được thực hiện trước thời điểm đóng thầu một khoảng thời gian hợp lý, nhằm đảm bảo nhà thầu có đủ thời gian điều chỉnh, bổ sung hồ sơ dự thầu đã chuẩn bị, đặc biệt là các nội dung liên quan đến bảo lãnh dự thầu. 

• Tối thiểu 03 ngày với gói thầu thông thường.

• Ít nhất 10 ngày với các gói thầu quy mô lớn theo quy định của Luật Đấu thầu 2023.

Quý doanh nghiệp có thể theo dõi bảng so sánh giữa thời điểm phát hành và thời điểm sửa đổi thư mời thầu ở bảng dưới đây để dễ hình dung hơn:

8 lưu ý khi chuẩn bị thư mời thầu 

Khi chuẩn bị thư mời thầu, việc tuân thủ các lưu ý quan trọng giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình làm việc. 

Dưới đây là 8 điểm cần lưu ý để thư mời thầu được hoàn thiện chính xác và hiệu quả:

• Tuân thủ quy định pháp luật mới nhất: Thư mời thầu phải được xây dựng theo đúng Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn như, Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong lựa chọn nhà thầu

• Xác định đúng hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu: Căn cứ vào tính chất, quy mô gói thầu để lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp (đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh) và phương thức (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ, 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ, v.v.) nhằm đảm bảo thủ tục đúng quy trình.

• Chuẩn bị đầy đủ các thông tin trong thư mời thầu: Thư mời thầu cần bao gồm thông tin chung về kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết định phê duyệt, thông tin chi tiết về gói thầu để nhà thầu dễ dàng tiếp cận và chuẩn bị hồ sơ.

• Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá minh bạch, công bằng: Tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính phải rõ ràng, không mang tính định hướng hay tạo lợi thế cho nhà thầu cụ thể, đảm bảo sự cạnh tranh bình đẳng.

• Đảm bảo thời gian hợp lý cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ: Phát hành thư mời thầu ngay sau khi có quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu; thời gian sửa đổi thư mời thầu (nếu có) phải đủ để nhà thầu điều chỉnh hồ sơ.

• Chú ý các yêu cầu về bảo đảm dự thầu và hợp đồng: Nêu rõ yêu cầu về bảo đảm dự thầu (số tiền, hình thức) và các điều kiện hợp đồng để nhà thầu có cơ sở chuẩn bị hồ sơ chính xác.

• Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi phát hành: Hồ sơ mời thầu phải được thẩm định, phê duyệt theo đúng quy trình để tránh sai sót, thiếu sót dẫn đến việc phải sửa đổi hoặc ảnh hưởng đến tiến độ lựa chọn nhà thầu.

• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan: Để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại và minh bạch thông tin, bên mời thầu cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, văn bản liên quan đến quá trình lập và phát hành thư mời thầu

Như vậy, bài viết trên của Huongdandauthau.vn đã chia sẻ đến quý doanh nghiệp những thông tin liên quan đến mẫu thư mời thầu. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với nhà thầu trong quá trình tìm hiểu. 

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn 

• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong