Quy định chi tiết về 2 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất

Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Hiện chưa có văn bản pháp luật nào giải thích cụ thể về khái niệm biên bản thương thảo hợp đồng, tuy nhiên quý doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản như sau:

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản ghi lại nội dung cuộc họp, cuộc làm việc giữa bên mời thầu và nhà thầu để đàm phán, thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Tài liệu này thường được sử dụng trong hoạt động đấu thầu, mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc hợp tác đầu tư. Biên bản thương thảo có giá trị pháp lý nếu được các bên xác nhận, ký tên và được lưu trữ như một phần trong hồ sơ hợp đồng.

Các mẫu biên bản thương thảo hợp đồng nêu trên áp dụng cho:

• Tổ chức, cá nhân liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu thuộc phạm vi điều chỉnh quy định tại Điều 1 của Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT.

• Tổ chức, cá nhân có hoạt động lựa chọn nhà thầu không thuộc phạm vi điều chỉnh quy định tại Điều 1 của Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT nhưng chọn áp dụng quy định của Thông tư. Trong trường hợp này, quy trình thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. 

2 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT

Từ ngày 01/01/2025, việc lập biên bản thương thảo hợp đồng sẽ tuân theo các mẫu mới được ban hành kèm theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, thay thế cho các mẫu trước đây tại Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT. Cụ thể:

• Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp và phi tư vấn, sử dụng Mẫu tại Phụ lục 4B.

• Đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, áp dụng Mẫu tại Phụ lục 4C.

Dưới đây là chi tiết 02 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng đấu thầu mới nhất theo quy định.

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo Phụ lục 4B được áp dụng đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 Luật Đấu thầu 2023.

Các nội dung thương thảo chính bao gồm:

• Làm rõ, thống nhất các nội dung chưa đầy đủ, chưa rõ ràng hoặc chưa phù hợp giữa E-HSMT và E-HSDT, hoặc giữa các nội dung mâu thuẫn trong E-HSDT có thể gây hiểu nhầm hoặc tranh chấp.

• Thương thảo về phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu (nếu E-HSMT có quy định tại Mục 12.1 E-BDL cho phép đề xuất phương án thay thế).

• Trao đổi, thống nhất về nhân sự do nhà thầu đề xuất.

• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm hoàn thiện hợp đồng.

• Làm rõ và hiệu chỉnh các sai sót không nghiêm trọng theo quy định.

• Các nội dung cần thiết khác giúp đảm bảo việc thực hiện hợp đồng hiệu quả.

Download biên bản thương thảo hợp đồng theo Phụ lục 4B: TẠI ĐÂY!

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu dịch vụ tư vấn

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo Phụ lục 4C được áp dụng cho các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, theo quy định mới tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT.

Các nội dung thương thảo chính trong mẫu này bao gồm:

• Thảo luận và thống nhất về điều khoản tham chiếu, phương pháp luận đề xuất, điều kiện cụ thể trong hợp đồng, đồng thời hoàn thiện phần “Mô tả dịch vụ” mà không làm thay đổi đáng kể phạm vi dịch vụ ban đầu.

• Xác định rõ kế hoạch triển khai công việc, bố trí nhân sự và tiến độ thực hiện.

• Thương thảo về thay đổi nhân sự (nếu có).

• Thỏa thuận về điều kiện làm việc do chủ đầu tư cung cấp.

• Làm rõ chi phí dịch vụ tư vấn, xác định cụ thể các khoản thuế nhà thầu phải nộp (nếu có), phương thức nộp thuế (do nhà thầu tự nộp hoặc chủ đầu tư khấu trừ và nộp thay), đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu nhằm hoàn thiện nội dung hợp đồng.

• Thương thảo về các sai lệch hoặc đề xuất thay thế được nhà thầu nêu trong E-HSDT, nếu được E-HSMT cho phép.

• Các nội dung cần thiết khác đảm bảo việc thực hiện hợp đồng hiệu quả và minh bạch.

Download biên bản thương thảo hợp đồng theo phụ lục 4C: TẠI ĐÂY!

6 lưu ý quan trọng khi lập mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Khi lập biên bản thương thảo hợp đồng, việc tuân thủ các lưu ý quan trọng giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình thương thảo. 

Dưới đây là 6 điểm cần lưu ý để biên bản được hoàn thiện chính xác và hiệu quả:

• Sử dụng đúng mẫu biểu theo quy định hiện hành: Từ 01/01/2025, bắt buộc phải sử dụng mẫu tại Phụ lục 4B hoặc 4C ban hành kèm theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, thay thế cho các mẫu cũ.

• Không làm thay đổi bản chất hoặc phạm vi gói thầu: Việc thương thảo chỉ nhằm làm rõ, hoàn thiện các nội dung chi tiết; không được thay đổi phạm vi công việc, giá trị gói thầu hay điều kiện cơ bản đã được duyệt trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.

• Ghi chép đầy đủ, rõ ràng, minh bạch: Mọi nội dung thương thảo cần được ghi nhận chính xác trong biên bản, đảm bảo không gây hiểu lầm hoặc tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

• Thống nhất nội dung trước khi ký kết hợp đồng: Các nội dung đã được thương thảo cần có sự đồng thuận từ cả hai bên và là căn cứ quan trọng khi tiến hành ký hợp đồng.

• Nêu rõ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính: Cần nêu rõ các khoản thuế, nghĩa vụ nộp thuế (nếu có), phương thức nộp (trực tiếp hay chủ đầu tư nộp thay), đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

• Bảo đảm hồ sơ lưu trữ đúng quy định: Sau khi hoàn thành, biên bản thương thảo hợp đồng cần được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ lựa chọn nhà thầu và hồ sơ hợp đồng.

Quý doanh nghiệp có thể xem thêm tài liệu sau:

• Nguyên tắc, nội dung và các vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

• 42 Mẫu hồ sơ và 17 Phụ lục đấu thầu qua mạng theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT

• Khi thương thảo hợp đồng nhà thầu có được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất không?

Hy vọng những thông tin hữu ích mà Huongdandauthau.vn cung cấp sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc soạn thảo mẫu mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2025.

Trường hợp có thắc mắc về tình huống đấu thầu cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với Huongdandauthau.vn qua các kênh sau:

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn 

• Group Facebook: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong