Hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu dành cho doanh nghiệp mới tham gia

 

Ở từng đơn vị/ nhà thầu có thâm niên hoạt động lâu năm sẽ có những cách thức chuẩn bị hồ sơ khác nhau, ngoài ra các gói thầu còn có những đặc thù riêng nên việc chuẩn bị cũng hình thành các gói thầu cũng khác nhau. Bài viết của chúng tôi có thể chưa bao hàm hết từng bước, các quy trình. Tuy nhiên đây là kết quả đúc kết qua sự khảo sát và kinh nghiệm vận hành hoạt động của chúng tôi, chúng tôi xin tóm lược quy trình lập hồ sợ dự thầu có thể trải qua các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật

Hồ sơ về kỹ thuật cần chuẩn bị và lưu ý những vấn đề sau:

• Các yêu cầu về kỹ thuật để được đánh giá là "Đạt" và "Không đạt" hoặc theo thang điểm tối đa, điểm ở mức tối thiểu vượt qua yêu cầu (thường là 70-80% điểm tối đa). Lưu ý đọc kỹ nội dung này và sắp xếp, viết các đề xuất kỹ thuật theo đúng trình tự các mục yêu cầu về kỹ thuật.
• Giải pháp và phương pháp luận (trừ gói thầu cung cấp hàng hóa): Cần chuẩn bị giải pháp và phương pháp nhằm tiến hành thực hiện gói thầu trong trường hợp nhà thầu được lựa chọn; Khi viết lưu ý đến các yêu cầu kỹ thuật đồng thời phải phù hợp với các yêu cầu (chỉ dẫn) thuộc phạm vi của gói thầu (thường được quy định tại Chương V của Hồ sơ mời thầu).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ về tài chính

Chuẩn bị bảo lãnh dự thầu: Bảo lãn dự thầu (nếu yêu cầu) là một tài liệu rất quan trọng cần phải thực hiện có cung cấp kèm theo hồ sơ dự thầu, do đó cần triển khai đề nghị Ngân hàng phát hành ngay bảo lãnh và kiểm tra kỹ các nội dung của thư bảo lãnh (chúng tôi đã có bài viết lưu ý về những trường hợp bảo lãnh không hợp lệ, xem bài viết tại đây). Lưu ý đối với đấu thầu qua mạng thì bắt buộc phải thực hiện hình thức đảm bảo dự thầu bằng thư bảo lãnh ngân hành (Scan và upload lên hệ thống).

• Chuẩn bị giá cho hồ sơ dự thầu: Đơn dự thầu/đơn dự thầu về tài chính, hồ sơ đề xuất về tài chính cần chuẩn bị theo các mẫu yêu cầu (phần điền giá do nhà thầu tự cân đối); Lưu ý đối với gói thầu xây lắp thực hiện qua mạng trường hợp tiên lượng mời thầu dài (có khi lên đến hàng nghìn mã) thì cần thực hiện nhập số liệu vào trước nhiều giờ, tránh trường hợp gần đến thời điểm nộp hồ sơ dự thầu mới đăng nhập và nhập số liệu sẽ không kịp.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Các hồ sơ pháp lý cần phải chuẩn bị và lưu ý những nội dung sau:

• Hồ sơ về công ty gồm: Đăng ký kinh doanh; Văn bản chứng minh người được ủy quyền ký hồ sơ dự thầu hợp lệ; Giấy ủy quyền (nếu có). Lưu ý, đối với đấu thầu qua mạng thì những tài liệu trên cần phải được upload lên Hệ thống đấu thầu quốc gia tại mục Hồ sơ năng lực.
• Hồ sơ về tài chính: Chuẩn bị các báo cáo tài chính cho các năm hoạt động gần nhất theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (thông thường là 03 năm gần nhất), nếu có các báo cáo kiểm toán thì chỉ cần báo cáo kiểm toán; Tờ khai quyết toán thuế hàng năm (Là tài liệu để xác thực các số liệu trong báo cáo tài chính; Lưu ý: Để tham dự đấu thầu thì kết quả hoạt động kinh doanh các năm phải dương (không lỗ), nếu không có báo cáo tài chính đã được kiểm toán thì cần chuẩn bị 1 trong các giấy tờ theo bài viết chúng tôi đã hướng dẫn, xem bài viết tại đây; Đối với đấu thầu qua mạng, hồ sơ tài chính của nhà thầu cũng phải được upload lên hệ thống và đính kèm các tài liệu, do đó nhà thầu cần chủ động upload lên hệ thống trước khi tham dự thầu.
• Hồ sơ về năng lực công ty: Các giấy tờ chứng nhận về năng lực công ty (Chứng chỉ; ISO; Giấy phép...);  Hợp đồng tương tự đã thực hiện để chứng minh năng lực đã thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; Lưu ý: Đối với các hợp đồng tương tự cũng cần được upload lên hệ thống khi tham dự các gói thầu qua mạng.
• Hồ sơ nhân sự công ty: Chuẩn bị các bằng cấp nhân sự, chứng chỉ đào tạo; Lưu ý đối với các gói thầu về tư vấn cần phải chuyển bị bằng cấp, chứng chỉ nhân sự hết sức cẩn trọng; Đối với các gói thầu thực hiện qua mạng cũng cần upload hồ sơ nhân sự liên trước, hồ sơ nhân sự cần rất nhiều thông tin do đó sẽ phải mất thời gian khai báo nên cần phải chủ động khai báo trước, không nên để đến khi chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu mới tiến hành khai báo sẽ không kịp.

Bước 4: Đóng gói, xuất bản

• Sau khi đã tập hợp đủ các hồ sơ theo mục 1-3 nêu trên thì thực hiện sắp xếp tài liệu, kiểm tra 1 lần nữa các chỗ có chữ ký của người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền sau đó sao chép (photocopy) hồ sơ rồi đóng quyển. Lưu ý đến bản gốc, bản chụp của hồ sơ, hồ sơ dự thầu khi nộp bắt buộc phải có bản gốc.
• Đối với đấu thầu qua mạng thì thực hiện upload các hồ sơ, nhưng cần lưu ý đối với những số liệu nhập trên webform mới là số liệu được công nhận khi có sự khác nhau giữa hồ sơ bản scan được upload lên hệ thống

Trên đây là bài viết của Huongdandauthau.vn mà chúng tôi đúc kết quy trình lập hồ sơ dự thầu tổng quát nhất, hy vọng sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho các nhà thầu. Trân trọng cảm ơn quý độc giả đã luôn quan tâm và theo dõi.
Hãy theo dõi fanpage fb.com/dauthau.info và đón xem loạt bài viết đều đặn hàng tuần phân tích và hướng dẫn tham gia đấu thầu trên website Huongdandauthau.vn. Trân trong cảm ơn quý độc giả đã luôn quan tâm và ủng hộ chúng tôi./.