Cách chuẩn bị 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh

1. Tại sao nên chuẩn bị 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh

Căn cứ theo Quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013, hồ sơ dự thầu được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 

Đồng thời, tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 cũng nêu rõ, hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu.

2. Cách chuẩn bị 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh

Bước 1: Chuẩn bị các thủ tục hành chính 

Ở bước này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp, bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Báo cáo tài chính các năm gần nhất. Nhà thầu nên chuẩn bị báo cáo đã được kiểm toán là tốt nhất. 

• Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường là các gói thầu xây lắp, tư vấn)

• Các chứng nhận (ví dụ ISO...)

Bước 2: Tìm hiểu về các yêu cầu bắt buộc của hồ sơ dự thầu

Nhà thầu cần phải đọc kỹ Bảng dữ liệu đấu thầu, trong đó lưu ý:

• Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác để không có những nhầm lẫn đáng tiếc.

• Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm, thời hạn bảo đảm dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).

• Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
  *** Lưu ý: Thời gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu. Để có thể chủ động trong việc theo dõi các gói thầu khi có thay đổi về thời gian, nhiều nhà thầu đã biết sử dụng công nghệ vào quá trình làm hồ sơ dự thầu. Trong đó, DauThau.info là một giải pháp thông minh, với gói phần mềm VIP1 có tính năng theo dõi gói thầu khi có thay đổi về thời điểm đóng thầu trong thông báo mời thầu.

• Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, có thể hồ sơ thầu nêu rõ, có thể hồ sơ để ở mức điểm, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá hoặc ở Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Bước 3: Tìm hiểu về các yêu cầu hợp lệ khác

• Ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.

• Liên danh: Trong trường hợp liên danh thì các bên cần có thỏa thuận liên danh được các bên ký, đóng dấu gửi kèm theo.

• Chứng chỉ năng lực: Thông thường là chứng chỉ năng lực hoạt động tương ứng với cấp công trình và loại công trình mà bên mời thầu đang mời thầu.

Bước 4: Tìm hiểu yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cụ thể

• Năng lực tài chính: thường được tính trong phạm vi 03-05 năm, điều này đồng nghĩa với số năm hoạt động của doanh nghiệp bạn cũng phải tương ứng. Nhà thầu cần đọc kỹ yêu cầu “doanh thu” chắc chắn > 0. Khi lập báo cáo tài chính hàng năm cần lưu ý kế toán bằng mọi cách không để lỗ. Chuẩn bị báo cáo tài chính được kiểm toán.

• Nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng: cách làm thông thường hiện nay là sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng của ngân hàng phát hành cho nhà thầu, mức cam kết cao hơn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu là đạt yêu cầu.

• Kinh nghiệm về thực hiện hợp đồng tương tự: là nội dung rất quan trọng và cần đọc kỹ hoặc tham khảo thêm trong bài viết Xác định hợp đồng tương tự của gói thầu xây lắp như thế nào?

• Năng lực và kinh nghiệm nhân sự chủ chốt: Phần này chúng ta cần lưu ý hồ sơ mời thầu yêu cầu như thế nào thì cần kê khai nhân sự đáp ứng đúng hoặc hơn như vậy, đặc biệt lưu ý đến các nhân sự kê khai phải thực hiện tham gia các công việc tương tự gói thầu đang xét để tránh mất thời gian làm rõ hồ sơ rồi đôi khi lại thành bất lợi.

Bước 5: Lập giá dự thầu

Ở bước này thông thường các đơn vị thường chuẩn bị sẵn 01 thư giảm giá, để đảm bảo an toàn và bí mật, thư giảm giá có thể được chuẩn bị trước, ký đóng dấu nhưng có thể chưa vội ghi giá trị giảm giá. Người quyết định cuộc thầu sẽ là người đưa ra con số giảm giá vào thời điểm thích hợp để đảm bảo thông tin được bí mật tới cùng.

Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ 

Trong bước cuối cùng này, nhà thầu cần hoàn thiện hồ sơ đấu thầu như sau:

• Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc, đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.

• Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô) thành các bản chụp theo số lượng mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.

• Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD), file giá nên copy file excel cho tổ chuyên gia dễ dàng thao tác, tạo "thiện cảm hơn" khi chấm thầu.

• Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến hành niêm phong bổ sung.

• Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
   

Trên đây là 6 bước để hoàn thiện 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh, Huongdandauthau.vn xin chúc các nhà thầu thành công khi tham gia đấu thầu qua mạng. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc! 

• Hotline: 0904.634.288 - 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn

• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong 

>>> Nguồn: https://dauthau.asia/news/thong-tin-ho-tro/huong-dan-lam-ho-so-du-thau-p1-xay-lap-252.html