Quy định về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là gì?

Theo khoản 32 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là số ngày cụ thể được ghi trong hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc hồ sơ yêu cầu (HSYC). Khoảng thời gian này được tính từ thời điểm đóng thầu cho đến hết ngày cuối cùng theo quy định. Lưu ý, khoảng thời gian từ thời điểm đóng thầu đến 24 giờ cùng ngày được tính là một ngày.

Vậy thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được quy định như thế nào theo luật đấu thầu hiện hành, hãy cùng Huongdandauthau.vn tìm hiểu trong phần tiếp theo của bài viết.

Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được quy định như thế nào?

Theo khoản 32 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 có quy định: 

“32. Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là số ngày được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và được tính kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Từ thời điểm đóng thầu đến hết 24 giờ của ngày đóng thầu được tính là 01 ngày.”

Bên cạnh đó, Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 có quy định thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu như sau:

“Điều 45. Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu

1. Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu được quy định như sau:

a) Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 09 ngày đối với đấu thầu trong nước, 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu;

....

2. Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu được phát hành đồng thời với thông báo mời quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu.

3. Đối với các công việc khác ngoài quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người có thẩm quyền, chủ đầu tư có trách nhiệm quyết định thời gian thực hiện trên cơ sở bảo đảm tiến độ của dự án, gói thầu.”

Từ các quy định nêu trên có thể thấy, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được xác định rõ trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu và được tính từ ngày có thời điểm đóng thầu đến hết ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định. Việc xác định thời gian này là trách nhiệm của chủ đầu tư, người có thẩm quyền, được quy định cụ thể trong HSMT/HSYC nhằm đảm bảo tiến độ triển khai dự án và quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra đúng kế hoạch.

Những rủi ro khi hồ sơ dự thầu hết hiệu lực trước lúc công bố kết quả thầu

Sau đây là những rủi ro khi hồ sơ đấu thầu hết hiệu lực trước khi công bố kết quả đấu thầu, cụ thể: 

• Hồ sơ có thể bị loại do không còn giá trị pháp lý: Khi hồ sơ dự thầu hết hiệu lực, đồng nghĩa với việc cam kết của nhà thầu không còn ràng buộc. Trong trường hợp này, bên mời thầu có quyền xem xét hồ sơ là không hợp lệ và loại khỏi quá trình đánh giá.

• Bảo đảm dự thầu không còn giá trị bảo vệ quyền lợi bên mời thầu: Nếu thời gian hiệu lực của hồ sơ và bảo đảm dự thầu không được gia hạn kịp thời, bên mời thầu sẽ không có cơ sở pháp lý để xử lý nếu nhà thầu từ chối ký hợp đồng hoặc rút lui sau khi trúng thầu.

• Làm gián đoạn tiến độ lựa chọn nhà thầu: Trường hợp hồ sơ hết hiệu lực khiến nhà thầu bị loại, quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu có thể bị kéo dài do phải xét đến các hồ sơ khác hoặc tổ chức đấu thầu lại.

• Mất cơ hội trúng thầu dù hồ sơ đạt yêu cầu kỹ thuật: Nhiều nhà thầu dù vượt qua vòng kỹ thuật, có giá dự thầu cạnh tranh nhưng vẫn bị loại vì lý do hồ sơ hết hiệu lực, một sai sót có thể tránh được nếu theo dõi sát thời hạn và gia hạn đúng quy định.

• Ảnh hưởng uy tín và điểm đánh giá nhà thầu trong hệ thống: Việc không đảm bảo hiệu lực hồ sơ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, có thể ảnh hưởng đến đánh giá tín nhiệm hoặc xếp hạng nhà thầu trong các hệ thống đấu thầu điện tử hiện nay.

Tóm lại, việc để hồ sơ dự thầu hết hiệu lực trước khi công bố kết quả không chỉ khiến nhà thầu mất cơ hội trúng thầu một cách đáng tiếc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp trong hoạt động đấu thầu. Do đó, các nhà thầu cần thường xuyên theo dõi thời hạn hiệu lực của hồ sơ, chủ động gia hạn khi cần thiết và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu để tránh những hậu quả không đáng có.

Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu sau đóng thầu, có cần gia hạn hiệu lực bảo đảm dự thầu?

Căn cứ khoản 6 Điều 14 Luật Đấu thầu 2023 có nêu rõ: “Trường hợp gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu phải yêu cầu nhà thầu, nhà đầu tư gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu.”

*** Lưu ý:

• Trong trường hợp gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu thì nhà thầu, nhà đầu tư phải gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu và không được thay đổi nội dung trong hồ sơ dự thầu đã nộp.

• Trường hợp nhà thầu, nhà đầu tư từ chối gia hạn thì hồ sơ dự thầu sẽ không còn giá trị và bị loại; bên mời thầu phải hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu cho nhà thầu, nhà đầu tư trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày bên mời thầu nhận được văn bản từ chối gia hạn.

Lời kết

Hiệu lực của hồ sơ dự thầu là yếu tố pháp lý then chốt, không chỉ đảm bảo cam kết của nhà thầu mà còn là căn cứ để bên mời thầu tiến hành đánh giá, lựa chọn một cách minh bạch và đúng quy trình. Việc nắm rõ và tuân thủ đúng quy định về thời gian có hiệu lực sẽ giúp nhà thầu tránh được các rủi ro không đáng có, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình tham gia đấu thầu. Để đảm bảo quyền lợi, nhà thầu cần chủ động theo dõi mốc thời gian này và thực hiện gia hạn kịp thời khi có yêu cầu từ bên mời thầu.

Mong rằng những thông tin trên của Huongdandauthau.vn sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Trường hợp có thắc mắc về tình huống đấu thầu cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với Huongdandauthau.vn qua các kênh sau:

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Website: https://huongdandauthau.vn  

• Group Facebook: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong