Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu và những lưu ý quan trọng

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu được hiểu như thế nào?

Khái niệm về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu không được giải thích cụ thể trong Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn liên quan, tuy nhiên bạn có thể hiểu đơn giản như sau:

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) là khoảng thời gian được tính từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc hồ sơ yêu cầu (HSYC) cho đến thời điểm đóng thầu. Đây là khoảng thời gian để nhà thầu nghiên cứu các yêu cầu của chủ đầu tư và hoàn thiện HSDT nhằm đảm bảo tính cạnh tranh và tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu.

Mục đích của thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu

• Tạo điều kiện cho nhà thầu có thời gian nghiên cứu và lập hồ sơ dự thầu. Giúp nhà thầu có đủ thời gian nghiên cứu, xem xét hồ sơ mời thầu, về các yêu cầu kỹ thuật, tài chính, pháp lý để lập hồ sơ dự thầu chính xác và phù hợp.
• Đảm bảo tính minh bạch và cạnh tranh trong đấu thầu. Việc quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu giúp đảm bảo tính minh bạch và cạnh tranh, giúp các nhà thầu có cơ hội công bằng để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
• Giúp nhà thầu hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, tránh sai sót. Nhà thầu có đủ thời gian để hoàn thiện các giấy tờ, tài liệu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, tránh các sai sót trong hồ sơ dự thầu.
• Hạn chế khiếu nại, tranh chấp trong đấu thầu. Nếu thời gian chuẩn bị quá ngắn, các nhà thầu có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thiện hồ sơ, dẫn đến khiếu nại về tính minh bạch của quá trình đấu thầu.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là bao lâu?

Theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023, thời gian tối thiểu để chuẩn bị hồ sơ dự thầu được quy định tùy theo hình thức đấu thầu hoặc loại gói thầu:

• Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế:

  • Đấu thầu trong nước: Tối thiểu 18 ngày
  • Đấu thầu quốc tế: Tối thiểu 35 ngày

• Gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng hoặc Gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng

  • Đấu thầu trong nước: Tối thiểu 9 ngày
  • Đấu thầu quốc tế: Tối thiểu 18 ngày

• Chào hàng cạnh tranh: Tối thiểu 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu.

• Gói thầu đủ điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định tại điểm a, b và c khoản 1 Điều 23 của Luật Đấu Thầu 2023 nhưng người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu: Tối thiểu 9 ngày làm việc kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu.

• Luật mới quy định rõ ràng và cụ thể hơn về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu, giúp các nhà thầu có đủ thời gian để chuẩn bị hồ sơ một cách tốt nhất.
• Việc quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu 35 ngày đối với đấu thầu quốc tế phù hợp với thông lệ quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu nước ngoài tham gia đấu thầu tại Việt Nam.
• Luật Đấu thầu 2023 khuyến khích đấu thầu qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả bên mời thầu và nhà thầu.

Lưu ý về thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu:

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
• Nhà thầu cần lưu ý đến thời điểm đóng thầu để đảm bảo nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn.
• Việc tuân thủ đúng thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo quy định của pháp luật là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của quá trình đấu thầu.

Những lưu ý quan trọng đối với nhà thầu khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà nhà thầu cần quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu:

• Nghiên cứu kỹ lưỡng HSMT để nắm rõ các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính, và các điều khoản hợp đồng. Trường hợp chưa hiểu thì cần làm rõ hồ sơ bằng văn bản và kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ mời thầu.
• Chuẩn bị HSDT đầy đủ và chính xác dựa trên các biểu mẫu và yêu cầu của hồ sơ mời thầu, chứng minh năng lực và kinh nghiệm bằng tài liệu hợp lệ. Đồng thời xây dựng phương án kỹ thuật và biện pháp thi công khả thi, tính toán giá dự thầu hợp lý và cạnh tranh.
• Kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ dự thầu trước khi nộp. Nên nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu để tránh rủi ro về hệ thống hoặc lỗi kỹ thuật.